Dans le fonctionnement quotidien d'une entreprise, les documents s'accumulent de façon presque invisible. Chaque contrat signé, chaque facture émise, chaque bulletin de paie et chaque procès-verbal vient s'ajouter à ce qui existe déjà, et c'est au bout de quelques années que le volume devient réellement sensible. Une partie de ces documents reste dans des armoires, une autre dans des cartons entreposés au fond d'un bureau, une autre encore sur des ordinateurs, des disques externes ou des boîtes mail, sans que personne ne dispose d'une vue d'ensemble de ce qui existe et de l'endroit où cela se trouve.
Cette situation est courante, et elle ne pose aucune difficulté tant que personne n'a besoin de retrouver une pièce précise. Elle prend de l'importance au moment d'un contrôle fiscal, d'un audit, d'un différend avec un client ou un fournisseur, d'une demande de financement ou d'un changement de direction, c'est-à-dire chaque fois que l'entreprise doit prouver quelque chose à partir de ses propres documents. L'archivage sécurisé répond précisément à ce besoin : garantir que l'information utile existe, qu'elle est intacte et qu'elle peut être retrouvée rapidement.
Ce que recouvre l'archivage
On confond souvent l'archivage avec le simple rangement. Ranger consiste à mettre de l'ordre dans ce que l'on utilise au quotidien, alors qu'archiver revient à organiser la conservation de documents dont l'usage courant est terminé, mais dont l'entreprise doit pouvoir justifier l'existence pendant une durée déterminée. Cette durée varie selon la nature du document. Les pièces comptables, les documents sociaux, les contrats et les courriers n'obéissent pas aux mêmes règles, et chaque entreprise a donc intérêt à identifier celles qui s'appliquent à elle, en s'appuyant sur les textes en vigueur dans le pays où elle exerce.
L'archivage répond ainsi à trois objectifs qui se complètent. Il permet de respecter les obligations légales de conservation, il sert de preuve en cas de litige, et il préserve la mémoire de l'entreprise, c'est-à-dire l'historique de ses décisions, de ses engagements et de ses relations avec ses partenaires. Un document bien archivé reste exploitable plusieurs années après sa création, ce qui n'est pas le cas d'un document simplement entassé.
Les conditions d'une conservation fiable
Le papier supporte mal les conditions climatiques de la région. La chaleur, l'humidité et les variations de température favorisent le développement de moisissures, fragilisent les encres et provoquent l'adhérence des feuilles entre elles, tandis que les insectes, notamment les termites, peuvent endommager des fonds entiers lorsque les locaux ne sont pas traités. Un local d'archives doit donc réunir plusieurs conditions : un sol et des murs sains, une ventilation maîtrisée, une protection contre l'incendie et les infiltrations d'eau, des rayonnages adaptés et un contrôle régulier de l'état des boîtes et des dossiers.
Les supports numériques ont leurs propres limites, même si elles sont d'une autre nature. Un disque dur a une durée de vie limitée, un fichier peut être supprimé ou écrasé par erreur, et des fichiers conservés sur un seul poste de travail dépendent entièrement de cet ordinateur. C'est pour cette raison qu'une sauvegarde unique ne peut pas être considérée comme suffisante. La pratique courante consiste à conserver plusieurs copies sur des supports différents, dont au moins une dans un lieu distinct de celui où travaille l'entreprise.
La confidentialité entre également dans la définition d'un archivage sécurisé. Les dossiers du personnel, les contrats commerciaux et les données financières ne doivent être accessibles qu'aux personnes habilitées, et il est utile de pouvoir retracer qui a consulté quel dossier et à quel moment. Dans un local physique, cela passe par un accès contrôlé et un registre de consultation, et dans un système numérique par des droits d'accès différenciés et un journal des opérations.
Classer pour retrouver
Un archivage ne vaut que par la facilité avec laquelle on retrouve ce qu'il contient. Lorsque le classement repose sur les habitudes de chacun, il devient vite incompréhensible pour toute personne qui n'en est pas l'auteur, et les recherches s'allongent à mesure que le volume augmente. Un plan de classement défini à l'échelle de l'entreprise règle ce problème, puisqu'il fixe pour chaque catégorie de documents un emplacement, un mode de référencement et un règlement de nommage que tous les services appliquent de la même manière.
Ce plan s'accompagne d'un calendrier de conservation, qui indique pour chaque type de document la durée pendant laquelle il doit être gardé et ce qu'il devient ensuite, selon qu'il est détruit ou conservé définitivement. Ce calendrier évite deux dérives opposées : la destruction prématurée de pièces qu'il fallait encore garder, et l'accumulation indéfinie de documents sans valeur qui occupent de la place et compliquent les recherches.
La place de la numérisation
La numérisation complète l'archivage physique sans le remplacer systématiquement. Un document numérisé et correctement indexé se retrouve en quelques secondes à partir d'un nom, d'une date ou d'un mot-clé, il peut être consulté simultanément par plusieurs personnes, y compris à distance, et il existe en plusieurs exemplaires. Pour une entreprise qui possède plusieurs sites, comme c'est le cas entre Brazzaville et Pointe-Noire, cet accès partagé représente un gain de temps appréciable.
La qualité de la numérisation dépend toutefois de la méthode employée. Il faut une résolution suffisante, un contrôle de chaque image, un nommage cohérent, une indexation qui reprend les informations utiles de chaque document et un système capable de les gérer dans la durée. C'est la fonction d'une solution de gestion électronique des documents, qui centralise les fichiers, gère les droits d'accès et conserve l'historique des modifications. Quant aux originaux papier, certains doivent être gardés en raison de leur valeur probante, tandis que d'autres peuvent être détruits une fois la copie numérique validée, ce que précise le calendrier de conservation.
Les étapes d'une mise en place
Le point de départ est un inventaire, qui consiste à recenser les documents existants, leur localisation, leur volume et leur état. Il permet d'identifier les fonds les plus sensibles, ceux dont l'activité de l'entreprise dépend directement, et de décider dans quel ordre les traiter. Vient ensuite le tri, qui sépare les documents à conserver, ceux qui ont dépassé leur durée de conservation et les doublons, puis la définition du plan de classement et du calendrier de conservation. Le choix du mode de conservation intervient après ces étapes : stockage physique dans un local adapté, numérisation, ou combinaison des deux selon la nature des documents et l'usage que l'entreprise en fait.
Un dernier point conditionne la réussite de l'ensemble : l'appropriation par les équipes. Un dispositif d'archivage fonctionne lorsque chaque collaborateur sait comment nommer, classer et déposer un document, et il se dégrade dès que ces règles ne sont plus appliquées. Quelques consignes simples, une personne référente et un contrôle périodique suffisent généralement à le maintenir en bon état.
Faire appel à un prestataire spécialisé
Mettre en place cette organisation en interne demande du temps, des locaux adaptés et une méthode que peu d'entreprises ont l'occasion de construire elles-mêmes. Un prestataire spécialisé apporte cette expérience, ainsi que des infrastructures conçues pour la conservation des documents.
OZIE VÖR intervient auprès des entreprises de Brazzaville et de Pointe-Noire sur l'ensemble de la chaîne : audit des archives existantes, tri, classement, numérisation, mise en place d'une GED et stockage sécurisé des documents physiques.
