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OZIE VÖR

La conservation matérielle
comme fondation stratégique

Pour les documents qui exigent une présence physique. Des espaces sécurisés, une gestion tracée, une intégration transparente à vos processus métier.

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Le contexte

La matérialité documentaire
dans un monde numérique

Certains documents conservent leur valeur et leur force probante dans leur forme originelle. Contrats signés, plans techniques, archives légales, dossiers médicaux — leur intégrité physique n'est pas une option, mais une exigence.

La conservation de ces documents représente un défi logistique, sécuritaire et réglementaire. Espace, sécurité, accessibilité, conformité : chaque aspect nécessite une expertise spécifique.

Étude de cas
"Notre audit a révélé que 40% de l'espace de bureau était consacré à l'archivage physique, avec des coûts de gestion cachés représentant 3% du chiffre d'affaires annuel."
— Analyse d'un groupe industriel, 2024
Archives physiques - documents classés
+15 ans
+15 ans de conservation garantie

Notre solution complète d'archivage physique

Un service clé en main pour gérer l'intégralité de votre cycle de vie documentaire.

Collecte

Collecte de vos archives sur site, inventaire, conditionnement et étiquetage.

Indexation

Référencement détaillé avec métadonnées pour une recherche ultra-rapide.

Stockage sécurisé

Entrepôts climatisés, sécurisés et conformes aux normes de conservation.

Navettes

Livraison de documents à la demande, avec traçabilité en temps réel.

Numérisation

Digitalisation à la demande de vos documents physiques.

Gestion des durées

Suivi des échéances de conservation et alertes.

Destruction

Destruction confidentielle avec certificat et traçabilité.

L'infrastructure

Des espaces conçus pour la préservation à long terme

Contrôle environnemental
Contrôle environnemental
Conditions climatiques stabilisées, filtration particulaire, protection lumière UV.
18-20°C constant
40-50% HR
Air filtré HEPA
Sécurité redondante
Sécurité redondante
Systèmes de contrôle d'accès, surveillance, détection, réponse immédiate.
Accès biométrique
Vidéosurveillance
Détection intrusion
Résilience structurelle
Résilience structurelle
Infrastructures conçues pour la continuité d'activité en toutes circonstances.
Alimentation secourue
Protection incendie
Structure parasismique
3
Centres régionaux
Implantations stratégiques pour une couverture optimale du territoire
15,000
m² de stockage
Capacité totale répartie sur nos différentes installations
99.8%
Disponibilité
Taux de disponibilité historique des accès et consultations
0
Incident majeur
Historique de sécurité et de continuité de service
La méthodologie

Un cycle de gestion documenté et tracé

1
Analyse des besoins
Évaluation des volumes, typologies de documents, contraintes réglementaires et fréquences d'accès.
2
Plan de classement
Définition d'une arborescence adaptée aux métiers et aux contraintes légales de conservation.
3
Conditionnement sécurisé
Utilisation de matériaux de conservation neutres, étiquetage codé, création d'inventaire détaillé.
4
Transport tracé
Chaîne logistique sécurisée avec suivi en temps réel et traitement des bordereaux de livraison.
5
Installation et monitoring
Mise en place dans les espaces dédiés, configuration des systèmes de surveillance et contrôle.
6
Gestion et suivi
Accompagnement continu, gestion des demandes et suivi des échéances de conservation.
Domaines d'application

Documents critiques par secteur

Juridique & Notarial
Juridique & Notarial
Contrats originaux
Minutes notariales
Dossiers d'affaires
Durée conseillée
30 ans minimum
Industrie & Construction
Industrie & Construction
Plans techniques
Cahiers des charges
Dossiers d'installation
Durée conseillée
Vie de l'installation + 10 ans
Santé & Médical
Santé & Médical
Dossiers patients
Imagerie médicale
Rapports d'expertise
Durée conseillée
Selon réglementation en vigueur
Finance & Assurance
Finance & Assurance
Contrats clients
Documents comptables
Archives réglementaires
Durée conseillée
10 à 30 ans selon nature
Public & Institutionnel
Public & Institutionnel
Archives administratives
Délibérations
Documents officiels
Durée conseillée
Conservation permanente
Recherche & Éducation
Recherche & Éducation
Thèses et travaux
Données de recherche
Publications
Durée conseillée
Conservation historique

Conformité et normes appliquées

Nous appliquons les exigences des principales normes pour garantir la qualité et la sécurité de vos archives.

ISO 9001

Principes de management de la qualité

ISO 27001

Référentiel de sécurité de l'information

NF Z40-350

Bonnes pratiques d'archivage

RGPD

Protection des données personnelles

99.9%

Documents retrouvés en moins de 24h

50%

Réduction des coûts d'archivage

100%

Traçabilité des mouvements

Questions fréquentes

Et après l'archivage ?

Découvrez nos services complémentaires pour poursuivre votre transformation

Numérisation

Transformation sécurisée de vos archives papier en ressources numériques exploitables

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GED

Organisation et gestion quotidienne de vos documents numériques

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Gestion externalisée

Confiez la gestion complète de vos archives à nos experts

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Évaluer votre besoin en archivage physique

Un audit préliminaire nous permet de comprendre vos volumes, vos contraintes réglementaires et vos objectifs, et de formuler une proposition adaptée.

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