Gestion externalisée des archives
Une prise en charge complète de vos archives, de leur organisation à leur exploitation, sans mobilisation de vos équipes internes.
Vos documents restent votre propriété. Leur gestion est confiée selon des règles définies, contrôlées et réversibles.
Un modèle d'exploitation structuré
La gestion externalisée des archives consiste à confier l'organisation, le suivi et l'accès à vos fonds documentaires à un opérateur spécialisé, tout en conservant la maîtrise des règles de gestion.
Structuration durable des archives existantes
Continuité de gestion dans le temps
Accès fiable et encadré aux documents
Réponse aux obligations réglementaires
Il ne s'agit pas d'un service ponctuel, mais d'un dispositif opérationnel inscrit dans la durée.
Ce que nous prenons en charge
Une couverture complète de vos besoins documentaires, de l'organisation à la restitution
Archivage physique
- Collecte et transport sécurisé
- Inventaire et indexation
- Stockage en entrepôt climatisé
- Gestion des durées de conservation
- Navettes à la demande
Archivage numérique
- Numérisation à la demande ou en masse
- SAE conforme aux normes
- Indexation et OCR
- Hébergement sécurisé
- Plateforme d'accès en ligne
Gestion courante
- Courriers entrants/sortants
- Classement et organisation
- Gestion des habilitations
- Aide à la recherche
- Reporting mensuel
Fin de vie
- Destruction sécurisée
- Certificat de destruction
- Recyclage responsable
- Archivage définitif
- Transfert vers archives historiques
Organisation documentaire
- Classement normalisé des fonds
- Indexation et structuration des dossiers
- Mise à jour continue des archives
Gestion quotidienne
- Enregistrement des entrées et sorties
- Suivi des mouvements documentaires
- Traçabilité des opérations
Accès et restitution
- Traitement des demandes de consultation
- Mise à disposition physique ou numérique
- Délais de réponse maîtrisés
Conformité et conservation
- Application des règles de conservation
- Respect des durées légales
- Préparation à l'archivage
Périmètre de responsabilité
La gestion externalisée repose sur une séparation claire des rôles, garantissant un équilibre entre délégation opérationnelle et maîtrise documentaire.
Ce qui est confié
- Exploitation quotidienne des archives
- Organisation et classement des fonds
- Gestion des mouvements documentaires
- Maintenance des conditions de conservation
Ce qui reste sous contrôle
- Propriété des archives
- Définition des règles de gestion
- Décisions stratégiques
- Accès et autorisations
Comment la gestion s'opère concrètement
Un processus en 5 étapes pour une mise en œuvre progressive et maîtrisée
Analyse des archives existantes
Évaluation complète des fonds documentaires et définition des besoins spécifiques
Définition des règles de gestion et d'accès
Cadre contractuel et procédures opérationnelles formalisés
Organisation et mise en exploitation
Mise en place du système de gestion et prise en charge des fonds
Suivi continu et ajustements
Gestion quotidienne avec analyse régulière des indicateurs
Consultation et restitution
Accès aux documents selon les modalités définies
Chaque étape est documentée et contrôlée, Chaque étape est documentée et contrôlée, garantissant une mise en œuvre conforme aux exigences définies.
Intégration dans l'organisation existante
La gestion externalisée n'impose pas de rupture organisationnelle. Elle s'intègre aux circuits existants, aux contraintes métier et aux habitudes de travail.
L'objectif est la continuité documentaire, pas la transformation brutale des pratiques.
Ce que cette externalisation change réellement
Des bénéfices concrets pour votre organisation au quotidien
Allègement des charges internes
Réduction de la charge opérationnelle liée à la gestion documentaire
Lisibilité documentaire
Structuration claire et organisation méthodique des fonds
Réduction des risques
Minimisation des risques de perte, détérioration ou désorganisation
Continuité de gestion
Pérennité du système de gestion indépendamment des changements d'équipes
Prise de décision éclairée
Accès fiable et rapide aux documents nécessaires aux décisions stratégiques
Cadre et gouvernance
La gestion externalisée repose sur un encadrement précis garantissant une gestion maîtrisée et transparente.
Encadrement contractuel
Définition claire des responsabilités
- Définition contractuelle des responsabilités
- Règles d'accès et de consultation formalisées
- Procédures opérationnelles documentées
Transparence opérationnelle
Suivi et contrôle permanents
- Traçabilité complète des actions réalisées
- Possibilité de réversibilité à tout moment
- Audits réguliers et reporting transparent
Suivi et visibilité dans le temps
La gestion externalisée permet un suivi structuré des archives, transformant les fonds documentaires en un ensemble maîtrisé, lisible et exploitable dans la durée.
Volumes gérés
Suivi des quantités de documents stockés et consultés
Mouvements documentaires
Historique complet des entrées, sorties et consultations
Temps de réponse
Délais moyens pour la mise à disposition des documents
Taux de disponibilité
Accessibilité des archives selon les engagements
Cas d'usage fréquents
Cette solution est particulièrement adaptée aux organisations qui :
Domaines d'application
Une solution adaptée aux organisations de tous secteurs
Une équipe dédiée à votre service
Chaque client externalisé bénéficie d'une équipe attitrée et d'un interlocuteur unique pour un suivi personnalisé et réactif.
Chef de projet
Votre contact privilégié pour toutes vos demandes
Équipe d'archivistes
Spécialistes de la gestion documentaire
Support technique
Assistance pour votre plateforme en ligne
Contrôle qualité
Vérification continue de nos prestations
Pérennité et réversibilité
La gestion externalisée est conçue pour durer, sans enfermer l'organisation dans une dépendance irréversible.
Réversibilité garantie
Archives et données restituables à tout moment, selon des modalités définies contractuellement.
Transmission documentée
Procédures et classements intelligibles pour une reprise en toute transparence.
Continuité assurée
Quelles que soient les évolutions futures de votre organisation, la gestion reste stable.
Flexibilité organisationnelle
Possibilité de reprise interne ou de migration vers d'autres solutions.
Et après l'audit ?
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Prêt à simplifier votre gestion documentaire ?
Discutons de la mise en place d'une gestion externalisée adaptée à votre organisation.